Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου




1. Έχουμε ακούσει για το διπλό ρόλο της ΥΕΕ. Εξηγείστε μας.
2. Ποια είναι η διαφορά μεταξύ εσωτερικού και εξωτερικού ελέγχου;
3. Ποιοι οργανισμοί υπόκεινται σε έλεγχο από την ΥΕΕ;
4. Ποιες είναι οι εξουσίες της ΥΕΕ κατά τη διενέργεια των ελέγχων και ποιες οι υποχρεώσεις των ελεγχόμενων οργανισμών;
5. Πώς διασφαλίζεται η ανεξαρτησία της ΥΕΕ;
6. Ποιες εκθέσεις ετοιμάζει η ΥΕΕ και που υποβάλλονται;
7. Ποια είναι η σχέση της ΥΕΕ με την ΕΕ;
8. Σε ποιους υποβάλλονται/κοινοποιούνται οι Εκθέσεις Εσωτερικού Ελέγχου και η Ετήσια Έκθεση της ΥΕΕ;





1. Έχουμε ακούσει για το διπλό ρόλο της ΥΕΕ. Εξηγείστε μας:

Σύμφωνα με το νομοθετικό πλαίσιο και τις σχετικές Αποφάσεις του Υπουργικού Συμβουλίου που διέπουν τη λειτουργία της, η Υπηρεσία έχει να επιτελέσει διπλό ρόλο:

Στο πλαίσιο των πιο πάνω ρυθμίσεων, οι δύο αυτοί ρόλοι είναι διακριτοί και η οργανωτική και λειτουργική δομή της Υπηρεσίας σχεδιάστηκε για να εξυπηρετεί και τους δύο ρόλους.
    2. Ποια είναι η διαφορά μεταξύ εσωτερικού και εξωτερικού ελέγχου;

    O εσωτερικός έλεγχος, που γίνεται στο πλαίσιο των αρχών καλής διακυβέρνησης ενός οργανισμού, αποτελεί συμβουλευτική υπηρεσία προς τη Διεύθυνση του οργανισμού, και αποσκοπεί στην ενδυνάμωση του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και τη βελτίωση των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνων και διακυβέρνησης του οργανισμού.

    Ο εξωτερικός έλεγχος, που επιβάλλεται από τη νομοθεσία, επικεντρώνεται στον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων ενός οργανισμού, με σκοπό τη διατύπωση γνώμης, προς τους μετόχους του οργανισμού, κατά πόσο οι καταστάσεις αυτές παρουσιάζουν αληθινή και δίκαιη εικόνα της οικονομικής θέσης και των αποτελεσμάτων του οργανισμού, και ότι συνάδουν με τη σχετική νομοθεσία και τα Διεθνή Πρότυπα Χρηματοοικονομικής Πληροφόρησης.

    Ο εσωτερικός και ο εξωτερικός έλεγχος είναι συμπληρωματικές υπηρεσίες που συμβάλλουν στην καλή διακυβέρνηση ενός οργανισμού, προωθώντας τη συμμόρφωση με τη νομιμότητα και τη βελτίωση της διαφάνειας, της λογοδοσίας και των διαδικασιών διαχείρισης και ελέγχου.

      3. Ποιοι οργανισμοί υπόκεινται σε έλεγχο από την ΥΕΕ;

      Οι οργανισμοί που υπόκεινται σε έλεγχο από την ΥΕΕ καθορίζονται στο άρθρο 2 των περί Εσωτερικού Ελέγχου Νόμων του 2003 και 2014. Συγκεκριμένα, στην έννοια του όρου «ελεγχόμενος οργανισμός» περιλαμβάνονται η Δημόσια Υπηρεσία, όλα δηλαδή τα Υπουργεία, Τμήματα, Ανεξάρτητες Υπηρεσίες, η Δημόσια Εκπαιδευτική Υπηρεσία, η Αστυνομία, ο Στρατός και η Εθνική Φρουρά.

      Δεν περιλαμβάνονται όμως στην έννοια του όρου «ελεγχόμενος οργανισμός» ο Πρόεδρος της Δημοκρατίας, η Βουλή των Αντιπροσώπων και το Ανώτατο Δικαστήριο καθώς και κάθε υπαγόμενο σε αυτό δικαστήριο. Επίσης δεν περιλαμβάνονται ο Γενικός Εισαγγελέας, ο Γενικός Ελεγκτής και η Επιτροπή Δημόσιας Υπηρεσίας για ενέργειες που αφορούν την άσκηση των καθοριζόμενων από το Σύνταγμα αρμοδιοτήτων τους.

      Θα πρέπει επίσης να αναφερθεί ότι στην περίπτωση διενέργειας ελέγχων σε έργα που συγχρηματοδοτούνται από την Ε.Ε, η έννοια του ελεγχόμενου οργανισμού καλύπτει κάθε οργανισμό που εμπλέκεται στο σύστημα διαχείρισης, ελέγχου και υλοποίησης των εν λόγω έργων. Ως εκ τούτου στις περιπτώσεις αυτές η έννοια του ελεγχόμενου οργανισμού καλύπτει επιπρόσθετα τους Δήμους, Κοινότητες καθώς και ιδιωτικές επιχειρήσεις που δύναται να συμμετέχουν σε προγράμματα που συγχρηματοδοτούνται από την Ε.Ε.



      4. Ποιες είναι οι εξουσίες της ΥΕΕ κατά τη διενέργεια των ελέγχων και ποιες οι υποχρεώσεις των ελεγχόμενων οργανισμών;

      Οι εξουσίες της ΥΕΕ κατά τη διενέργεια του ελέγχου ορίζονται στο άρθρο 11 των περί Εσωτερικού Ελέγχου Νόμων του 2003 και 2014 και είναι οι ακόλουθες:
      • Έχει πρόσβαση, σε εύλογο χρόνο, σε όλα τα βιβλία, έγγραφα, λογαριασμούς, περιουσιακά στοιχεία, εντάλματα πληρωμής, αποδείξεις είσπραξης, αρχεία, αλληλογραφία και άλλα δεδομένα, τα οποία είναι αναγκαία για την αποτελεσματική εκτέλεση της εργασίας του εσωτερικού ελέγχου.
      • Έχει το δικαίωμα εισόδου σε οποιαδήποτε κτίρια ή άλλες εγκαταστάσεις και να ζητεί από οποιοδήποτε λειτουργό να παρέχει όλες τις πληροφορίες και όλες τις επεξηγήσεις που κρίνονται απαραίτητες για τη διαμόρφωση γνώμης. Ο κάθε λειτουργός του ελεγχόμενου οργανισμού θα πρέπει να ανταποκρίνεται έγκαιρα στην παροχή των ζητούμενων στοιχείων και πληροφοριών.
      Πέραν των πιο πάνω, ο ελεγχόμενος οργανισμός υποχρεούται, σύμφωνα με το άρθρο 17 των περί Εσωτερικού Ελέγχου Νόμων του 2003 και 2014, να αποστείλει στον Έφορο χρονοδιάγραμμα με τις ενέργειες που προτίθεται να κάνει σε σχέση με τα ευρήματα του ελέγχου. Το χρονοδιάγραμμα πρέπει να αποσταλεί στον Έφορο μέσα σε ένα μήνα, εκτός εάν ο Έφορος καθορίσει διαφορετικά, από την ημερομηνία υποβολής της έκθεσης ελέγχου στον ελεγχόμενο οργανισμό.



      5. Πώς διασφαλίζεται η ανεξαρτησία της ΥΕΕ;

      Σύμφωνα με το άρθρο 10 των περί Εσωτερικού Ελέγχου Νόμων του 2003 και 2014, ο Έφορος και η ΥΕΕ είναι ανεξάρτητοι από τη Διεύθυνση του ελεγχόμενου οργανισμού και δεν επιτρέπεται να έχουν οποιαδήποτε άμεση αρμοδιότητα για, ή εξουσία πάνω, στις δραστηριότητες που αποτελούν αντικείμενο ελέγχου ούτε να μετέχουν σε οποιαδήποτε απόφαση εκτελεστικής φύσεως.



      6. Ποιες εκθέσεις ετοιμάζει η ΥΕΕ και που υποβάλλονται;

      Με βάση το άρθρο 6 των περί Εσωτερικού Ελέγχου Νόμων του 2003 και 2014, ο Έφορος είναι υπεύθυνος για την ετοιμασία και υποβολή έκθεσης ελέγχου προς τη Διεύθυνση του ελεγχόμενου οργανισμού, μετά την ολοκλήρωση κάθε ελέγχου. Η έκθεση ελέγχου δύναται να κοινοποιηθεί σε οποιαδήποτε προϊστάμενη αρχή και ανεξάρτητη υπηρεσία όπου ο Έφορος κρίνει σκόπιμο.

      Ο Έφορος υποβάλλει επίσης εντός έξι μηνών από τη λήξη κάθε έτους έκθεση προς το Συμβούλιο Εσωτερικού Ελέγχου με τις δραστηριότητες της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου κατά τη διάρκεια του προηγούμενου έτους. Για την κυκλοφορία της εν λόγω έκθεσης αποφασίζει το Συμβούλιο.

      Επιπρόσθετα, σύμφωνα με το άρθρο 13 του ΕΚ 438/01 και το άρθρο 12 του ΕΚ 1386/02, η ΥΕΕ έχει την ευθύνη ετοιμασίας και υποβολής στην ΕΕ Ετήσιων Εκθέσεων. Οι εκθέσεις αυτές πρέπει να υποβληθούν μέχρι τις 30 Ιουνίου κάθε έτους και σε αυτές αναφέρονται τα αποτελέσματα των ελέγχων που έχουν διεξαχθεί κατά τη διάρκεια του προηγούμενου έτους στα έργα που συγχρηματοδοτούνται από τα Διαρθρωτικά Ταμεία και το Ταμείο Συνοχής αντίστοιχα.


      7. Ποια είναι η σχέση της ΥΕΕ με την ΕΕ;

      Η Ευρωπαική Επιτροπή και τα κράτη μέλη της Ε.Ε συνεργάζονται βάσει διμερών διοικητικών ρυθμίσεων για τον συντονισμό των προγραμμάτων ελέγχου, της μεθοδολογίας και της διεξαγωγής των ελέγχων, με σκοπό τη μεγιστοποίηση των ωφέλιμων αποτελεσμάτων των διενεργούμενων ελέγχων σε σχέση με τα προγράμματα που συγχρηματοδοτούνται από την Ε.Ε.

      Τουλάχιστον μια φορά το χρόνο, εξετάζονται και αξιολογούνται τα εξής:


      8. Σε ποιους υποβάλλονται/κοινοποιούνται οι Εκθέσεις Εσωτερικού Ελέγχου και η Ετήσια Έκθεση της ΥΕΕ;

      1. Εκθέσεις Εσωτερικού Ελέγχου
      Σύμφωνα με το άρθρο 6(1) του περί Εσωτερικού Ελέγχου Νόμου του 2003, «Ο Έφορος είναι υπεύθυνος για την ετοιμασία και υποβολή έκθεσης ελέγχου μετά την ολοκλήρωση κάθε ελέγχου προς την Διεύθυνση του ελεγχόμενου οργανισμού. Η έκθεση ελέγχου δύναται να κοινοποιηθεί σε οποιαδήποτε προϊστάμενη αρχή και ανεξάρτητη υπηρεσία που ο Έφορος κρίνει σκόπιμο».

      Η πρόνοια του Νόμου συνάδει με τα όσα αναφέρονται για τις Εκθέσεις Ελέγχου στα Διεθνή Πρότυπα για την επαγγελματική εφαρμογή του εσωτερικού ελέγχου, του Διεθνούς Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών.

      Σύμφωνα με το Πρότυπο 2400-«Κοινοποίηση Αποτελεσμάτων», «ο εσωτερικός ελεγκτής πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτικός όταν κοινοποιεί συμπεράσματα που αφορούν έλλειψη συμμόρφωσης του ελεγχόμενου οργανισμού με νόμους, κανονισμούς και άλλα νομικά θέματα». Επίσης το Πρότυπο 2440–«Διάδοση Αποτελεσμάτων του Ελέγχου» αναφέρει ότι, «ο Επικεφαλής Εσωτερικού Ελέγχου κοινοποιεί τα αποτελέσματα του ελέγχου στη Διεύθυνση του ελεγχόμενου οργανισμού και σε εκείνα τα μέλη του οργανισμού που μπορούν να διασφαλίσουν ότι θα αποδοθεί η δέουσα σημασία στα αποτελέσματα του ελέγχου και θα αναληφθούν οι αναγκαίες διορθωτικές ενέργειες». Ο Επικεφαλής του Εσωτερικού Ελέγχου δύναται να κοινοποιήσει τα αποτελέσματα του ελέγχου και σε άλλα ενδιαφερόμενα μέρη, όπως οι εξωτερικοί ελεγκτές και το Συμβούλιο του οργανισμού. Επιπρόσθετα, με βάση το Πρότυπο 2410–«Κριτήρια Κοινοποιήσεων», «όταν τα αποτελέσματα των ελέγχων διατίθενται σε τρίτους εκτός του οργανισμού, η κοινοποίηση πρέπει να περιλαμβάνει περιορισμούς στη διάθεση και χρήση των αποτελεσμάτων».

      Με βάση τα πιο πάνω, η πολιτική της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου, όσον αφορά την κοινοποίηση των Εκθέσεων Ελέγχου που ετοιμάζει, είναι όπως αυτές αποστέλλονται στην Διεύθυνση του ελεγχόμενου Τμήματος/Υπηρεσίας, με κοινοποίηση στον Γενικό Διευθυντή του αρμόδιου Υπουργείου, τον Υπουργό Οικονομικών ως Πρόεδρο του Συμβουλίου Εσωτερικού Ελέγχου και τον Γενικό Ελεγκτή.

      2. Ετήσια Έκθεση
      Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου ετοιμάζει επίσης Ετήσια Έκθεση, στην οποία καταγράφονται οι δραστηριότητες της Υπηρεσίας κατά τη διάρκεια του έτους.
      Σύμφωνα με το άρθρο 6(2) περί Εσωτερικού Ελέγχου Νόμου του 2003, «Ο Έφορος υποβάλλει εντός έξι μηνών από τη λήξη κάθε έτους έκθεση προς το Συμβούλιο με τις δραστηριότητες της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου κατά τη διάρκεια του προηγούμενου έτους. Το Συμβούλιο επίσης αποφασίζει για την κυκλοφορία της εν λόγω έκθεσης».

      Η πιο πάνω πρόνοια του Νόμου συνάδει με το Πρότυπο 2060–«Υποβολή Αναφοράς στο Συμβούλιο και την Ανώτερη Διοίκηση».

      Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου υποβάλει στο Συμβούλιο Εσωτερικού Ελέγχου την Ετήσια Έκθεση, στις 30 Ιουνίου κάθε έτους. Σε συνεδρία του Συμβουλίου γίνεται παρουσίαση της Ετήσιας Έκθεσης και το Συμβούλιο αποφασίζει για την κυκλοφορία της Έκθεσης στη Βουλή των Αντιπρόσωπων και στον Γενικό Ελεγκτή.

      Συμπέρασμα

      Με βάση τα πιο πάνω προκύπτει ότι, τόσο ο περί Εσωτερικού Ελέγχου Νόμος του 2003 όσο και τα Διεθνή Πρότυπα για την επαγγελματική εφαρμογή του εσωτερικού ελέγχου, του Διεθνούς Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών, θέτουν περιορισμούς στους εσωτερικούς ελεγκτές όσον αφορά την κοινοποίηση των Εκθέσεων Ελέγχου και της Ετήσιας Έκθεσης.

      Ως εκ τούτου, τα ευρήματα και οι εισηγήσεις της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου προς τους ελεγχόμενους οργανισμούς, δεν μπορούν να τύχουν ευρείας δημοσιοποίησης ούτε και να αναρτηθούν στην ιστοσελίδα της Υπηρεσίας.



      Back To Top