Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου


Η λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου στο δημόσιο τομέα διεξαγόταν από τη Διεύθυνση Εσωτερικού Ελέγχου (Δ.Ε.Ε.) του Γενικού Λογιστηρίου της Δημοκρατίας. Η Δ.Ε.Ε. δημιουργήθηκε το 1957 και αποτελούσε την κεντρική υπηρεσία μέσω της οποίας o Γενικός Λογιστής της Δημοκρατίας έλεγχε και επόπτευε τη διενέργεια των δημοσίων δαπανών και την είσπραξη των δημοσίων εσόδων.

Η Δ.Ε.Ε. λειτουργούσε για πολλά χρόνια με βάση το παραδοσιακό μοντέλο του εσωτερικού ελέγχου, δίνοντας έμφαση στον οικονομικό έλεγχο ενώ είχε σαν κύριες δραστηριότητές της τον έλεγχο αποθηκών, τον προληπτικό έλεγχο ενταλμάτων πληρωμής και τον έλεγχο εσόδων και δαπανών και τη συμμόρφωση με τις Δημοσιονομικές Οδηγίες.

Στα πλαίσια του εκσυγχρονισμού της Δημόσιας Υπηρεσίας και των νέων απαιτήσεων που επιβάλλονται από τις αρχές της καλής διακυβέρνησης, διαπιστώθηκε η αναγκαιότητα για τη δημιουργία μιας ανεξάρτητης υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου. Η Κυπριακή Δημοκρατία, κατά τη διάρκεια των ενταξιακών διαπραγματεύσεων με την Ευρωπαϊκή Ένωση για το Κεφάλαιο που αφορούσε στο Δημοσιονομικό Έλεγχο, προώθησε μία σειρά από θεσμικές αλλαγές με σκοπό την εναρμόνιση με το κοινοτικό κεκτημένο.

Τον Ιούλιο του 2003 η Κυπριακή Δημοκρατία θέσπισε νομοθεσία με βάση την οποία ιδρύθηκε η ανεξάρτητη Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου. Ο περί Εσωτερικού Ελέγχου Νόμος του 2003 [Ν 114(Ι)/2003] ψηφίστηκε από τη Βουλή των Αντιπροσώπων τον Ιούλιο του 2003 και τέθηκε σε ισχύ με τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Δημοκρατίας στις 25 Ιουλίου 2003. Ο Νόμος προνοεί μεταξύ άλλων για το διορισμό Εφόρου Εσωτερικού Ελέγχου, την ίδρυση της ανεξάρτητης Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου και τη δημιουργία Συμβουλίου Εσωτερικού Ελέγχου.

Τον Σεπτέμβριο του 2003 το Υπουργικό Συμβούλιο διόρισε τον κ. Λάκη Δημητρίου ως τον πρώτο Έφορο Εσωτερικού Ελέγχου ενώ στις 13 Οκτωβρίου 2009 διόρισε τον κ. Ανδρέα Μ. Λαμπριανού ως τον επόμενο Έφορο από τις 9 Νοεμβρίου 2009 ημερομηνία κατά την οποία ανέλαβε τα καθήκοντα του για περίοδο έξι χρόνων.

Σήμερα, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου διαθέτει 29 μόνιμες θέσεις Λειτουργού Εσωτερικού Ελέγχου διαφόρων ιεραρχικών βαθμίδων, εκ των οποίων μία θέση Πρώτου Λειτουργού Εσωτερικού Ελέγχου είναι κενή. Η διοίκηση της Υπηρεσίας υποστηρίζεται επιπρόσθετα από 6 συνολικά μόνιμους και έκτακτους λειτουργούς του Γενικού Διοικητικού και Γενικού Γραμματειακού Προσωπικού καθώς επίσης 3 ωρομίσθιους υπαλλήλους του Τμήματος Δημόσιας Διοίκησης και Προσωπικού.

ΕΦΟΡΟΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ

Ο Έφορος προΐσταται της Υπηρεσίας, είναι υπεύθυνος για την πιστή και αποτελεσματική εφαρμογή των διατάξεων του Νόμου και είναι αρμόδιος για τη διενέργεια του εσωτερικού ελέγχου στις Κρατικές Υπηρεσίες. Ο Έφορος διορίζεται από το Υπουργικό Συμβούλιο για περίοδο έξι ετών.

Οι Αρμοδιότητες του Εφόρου όπως καθορίζονται στο Νόμο είναι:

  • Να εξετάζει και να αξιολογεί την επάρκεια και αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου.
  • Να εξετάζει και να αξιολογεί τα συστήματα που έχουν καθοριστεί για να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με πολιτικές, σχεδιασμούς και διαδικασίες, νομικές υποχρεώσεις και κανονισμούς.
  • Να εξετάζει και να αξιολογεί τον τρόπο διαχείρισης των υποχρεώσεων, τον τρόπο διασφάλισης των στοιχείων ενεργητικού και επαλήθευσης της ύπαρξης τέτοιων στοιχείων.
  • Να εξετάζει και να αξιολογεί την οικονομικότητα, αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα των διαφόρων δραστηριοτήτων και διαδικασιών.
  • Να εξετάζει τη λειτουργία των προγραμμάτων, σχεδίων, δραστηριοτήτων για να εξακριβωθεί εάν τα αποτελέσματά τους είναι συμβατά με τους καθορισμένους στόχους και σκοπούς και εάν οι εργασίες ή τα προγράμματα εκτελούνται όπως έχουν προγραμματιστεί.
  • Να αξιολογεί την επάρκεια των καθορισμένων συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου.
  • Να παρέχει συμβουλές για τα κατάλληλα συστήματα ελέγχου και για άλλα λογιστικά και λειτουργικά θέματα.
  • Να αξιολογεί την αξιοπιστία, σχετικότητα και ακεραιότητα της οικονομικής και λειτουργικής πληροφόρησης.
  • Να διεξάγει ειδικές μελέτες και ελέγχους για οποιοδήποτε θέμα που επηρεάζει την ακεραιότητα, τα συμφέροντα, την απώλεια εσόδων και τη λειτουργική αποδοτικότητα του ελεγχόμενου οργανισμού.
  • Να αξιολογεί την ποιότητα της διαδικασίας λήψης αποφάσεων και του περιβάλλοντος πληροφοριών.
  • Να διεξάγει οποιαδήποτε άλλη εργασία εμπίπτει στα πλαίσια του εσωτερικού ελέγχου.


ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ

H Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου της Δημοκρατίας ιδρύθηκε ως ανεξάρτητη Υπηρεσία. Το προσωπικό της αποτελείται από Λειτουργούς οι οποίοι είναι μέλη της Δημόσιας Υπηρεσίας και διορίζονται όπως προβλέπεται από τους εκάστοτε ισχύοντες περί Δημόσιας Υπηρεσίας Νόμους. Της Υπηρεσίας αυτής προΐσταται ο Έφορος.

Η Υπηρεσία σύμφωνα και με το άρθρο 9 του Νόμου «έχει την ευχέρεια να διενεργεί έλεγχο σε οποιαδήποτε δραστηριότητα, οποιουδήποτε ελεγχόμενου οργανισμού και για το σκοπό αυτό δύναται να ακολουθήσει οποιαδήποτε μεθοδολογία και προσέγγιση κρίνει σκόπιμο.»

Ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά γνωρίσματα μιας αποτελεσματικής υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου είναι η λειτουργική και διοικητική ανεξαρτησία της από τους ελεγχόμενους οργανισμούς. Γι’ αυτό, με βάση το άρθρο 10 του Νόμου, η Υπηρεσία είναι ανεξάρτητη από τη Διεύθυνση του ελεγχόμενου οργανισμού και δεν επιτρέπεται να έχει οποιαδήποτε άμεση αρμοδιότητα για, ή εξουσία πάνω στις δραστηριότητες που αποτελούν αντικείμενο ελέγχου ούτε να μετέχει σε οποιαδήποτε απόφαση εκτελεστικής φύσεως.

Για να μπορεί η Υπηρεσία να ανταποκρίνεται στο ρόλο της, σύμφωνα με το άρθρο 11 του Νόμου, εξουσιοδοτείται όπως:
  • έχει πρόσβαση σε εύλογο χρόνο σε όλα τα βιβλία, έγγραφα, λογαριασμούς, περιουσία, εντάλματα πληρωμής, αποδείξεις είσπραξης, αρχεία, αλληλογραφία και άλλα δεδομένα τα οποία είναι αναγκαία για την κατάλληλη εκτέλεση της εργασίας του εσωτερικού ελέγχου.
  • έχει το δικαίωμα να εισέρχεται σε οποιαδήποτε κτίρια ή άλλες εγκαταστάσεις και να ζητεί από οποιοδήποτε Λειτουργό να παρέχει όλη την πληροφόρηση και όλες τις επεξηγήσεις που κρίνονται απαραίτητες για τη διαμόρφωση γνώμης και ο κάθε Λειτουργός θα πρέπει να ανταποκρίνεται έγκαιρα στην παροχή τέτοιων εξηγήσεων.

Σε περίπτωση που οποιοσδήποτε χωρίς νόμιμη δικαιολογία, παρεμποδίζει ή παρακωλύει με οποιοδήποτε τρόπο τον Έφορο ή οποιοδήποτε πρόσωπο που συμμετέχει σε οποιονδήποτε έλεγχο στη διεκπεραίωση της εργασίας τους είναι ένοχος αδικήματος.



Μεθοδολογία Ελέγχου

Η μεθοδολογία που ακολουθεί η Υπηρεσία κατά τη διεξαγωγή των ελέγχων της στις Κρατικές Υπηρεσίες ως Σύμβουλος του Κράτους είναι με βάση τα εγχειρίδια που έγιναν σύμφωνα με τα Διεθνή Πρότυπα Επαγγελματικής Άσκησης του Εσωτερικού Ελέγχου του Διεθνούς Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών. Τα εγχειρίδια προσφέρουν καθοδήγηση και στήριξη στους Λειτουργούς της Υπηρεσίας κατά τη διεκπεραίωση των καθηκόντων τους όσον αφορά βέλτιστες πρακτικές, τεχνικές και μεθοδολογίες ελέγχου και καλύπτουν θέματα όπως ο σχεδιασμός και ο προγραμματισμός των ελέγχων, η τεκμηρίωση των ευρημάτων του ελέγχου και η σύνταξη των εκθέσεων ελέγχου.

Με το πέρας του κάθε ελέγχου ετοιμάζεται έκθεση που περιλαμβάνει τα ευρήματα του ελέγχου και τις συστάσεις της Υπηρεσίας για τα μέτρα που θα πρέπει να ληφθούν για την αντιμετώπιση των αδυναμιών που έχουν εντοπιστεί. Η έκθεση, αφού συζητηθεί με τους εμπλεκόμενους Λειτουργούς του ελεγχόμενου οργανισμού, υποβάλλεται στη Διεύθυνση τους και παίρνει τη μορφή του Συμφωνημένου Σχεδίου Δράσης, το οποίο θα εφαρμοστεί σε προκαθορισμένο χρονοδιάγραμμα.

Η προσθήκη αξίας στα συστήματα του ελεγχόμενου οργανισμού επιτυγχάνεται με την εφαρμογή των μέτρων που περιλαμβάνονται στο Συμφωνημένο Σχέδιο Δράσης. Για το σκοπό αυτό, διεξάγονται έλεγχοι παρακολούθησης της εφαρμογής του Συμφωνημένου Σχεδίου Δράσης ώστε η Υπηρεσία να παρακολουθεί στενά την πορεία εφαρμογής των μέτρων από τον ελεγχόμενο οργανισμό και να ενημερώνει σχετικά το Συμβούλιο Εσωτερικού Ελέγχου.

Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου, κατά τη διεξαγωγή των ελέγχων της στα Συγχρηματοδοτούμενα Προγράμματα από την Ε.Ε. ως Συνεργάτης της και λαμβάνοντας υπόψη τις νέες αλλαγές που επέφεραν οι Κοινοτικοί Κανονισμοί στα πλαίσια της νέας Προγραμματικής Περιόδου 2007-2013, προχώρησε τον Ιούνιο του 2010 στην υιοθέτηση των Διεθνών Ελεγκτικών Προτύπων καθότι κρίθηκε ότι αυτά απευθύνονται πλησιέστερα στο ρόλο και τις αρμοδιότητες που καλείται να επιτελέσει η Υπηρεσία ως ανεξάρτητη αρμόδια Αρχή Ελέγχου των Συγχρηματοδοτούμενων Προγραμμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Οι έλεγχοι διενεργούνται σύμφωνα με το εγχειρίδιο ελέγχων της Υπηρεσίας το οποίο αναθεωρήθηκε το Σεπτέμβριο του 2010 ώστε να αντικατοπτρίζει τις τρέχουσες ανάγκες και διαδικασίες των Συγχρηματοδοτούμενων Προγραμμάτων όπως αυτές έχουν διαμορφωθεί ενόψει της Προγραμματικής Περιόδου 2007-2013. Επιπρόσθετα, οι έλεγχοι διενεργούνται βάσει ειδικά διαμορφωμένων ερωτηματολογίων τα οποία έχουν αναθεωρηθεί και αναπτυχθεί από την Υπηρεσία, όπως επίσης και τα διάφορα εγχειρίδια, ερωτηματολόγια και καθοδηγητικά σημειώματα που εκδίδει κατά καιρούς η Αρμόδια Γενική Διεύθυνση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

Η προετοιμασία του κάθε ελέγχου περιλαμβάνει τον ορισμό της ομάδας ελέγχου, τον καθορισμό του χρονοπρογραμματισμού του ελέγχου, τη συλλογή/ μελέτη/ αξιολόγηση στοιχείων και πληροφοριών που αφορούν τον έλεγχο, την ετοιμασία του Μνημονίου Προγράμματος Ελέγχου και του Προγράμματος Ελέγχου καθώς και την ενημέρωση των φορέων που πρόκειται να ελεγχθούν.

Με την ολοκλήρωση του επιτόπιου ελέγχου στους διάφορους φορείς και την αξιολόγηση των ευρημάτων, η ομάδα ελέγχου ετοιμάζει προσχέδιο της Έκθεσης Ελέγχου, το οποίο αποστέλλει στον άμεσα εμπλεκόμενο Λειτουργό του ελεγχόμενου φορέα και σε οποιονδήποτε άλλο φορέα παραπέμπονται συστάσεις.

Με τη λήψη των σχολίων του ελεγχόμενου φορέα, η ομάδα ελέγχου ετοιμάζει τελικό προσχέδιο Έκθεσης Ελέγχου το οποίο περιλαμβάνει τα ευρήματα του ελέγχου, τις συστάσεις, τα συμπεράσματα και τον πίνακα σχολίων του ελεγχόμενου φορέα με τις απαιτούμενες ενέργειες. Να σημειωθεί ότι σε περιπτώσεις όπου οι συστάσεις απευθύνονται και σε άλλους φορείς το τελικό προσχέδιο Έκθεσης Ελέγχου – με τον αντίστοιχο πίνακα – αποστέλλεται και σ’ αυτούς.

Τα σχόλια του ελεγχόμενου φορέα καταγράφονται και αξιολογούνται κατά πόσο χρειάζονται να γίνουν αναπροσαρμογές στην έκθεση και διαμορφώνεται ανάλογα η τελική Έκθεση Ελέγχου. Με την οριστικοποίηση της τελικής Έκθεσης Ελέγχου οι οικονομικές διορθώσεις τυγχάνουν χειρισμού ως παρατυπίες και η Υπηρεσία προχωρεί με την αποκοπή των σχετικών χρηματικών ποσών.

Με την αποστολή της τελικής Έκθεσης Ελέγχου και ανάλογα με το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης των συστάσεων, καθορίζεται ο χρόνος και η διάρκεια διεξαγωγής του ελέγχου παρακολούθησης. Κατά τον έλεγχο παρακολούθησης αξιολογούνται οι ενέργειες του ελεγχόμενου φορέα σε σχέση με τα ευρήματα και όταν κριθούν ικανοποιητικές ο έλεγχος θεωρείται κλειστός και όλοι οι εμπλεκόμενοι φορείς ενημερώνονται σχετικά.


Back To Top